Molti processi aziendali funzionano bene per anni con Excel, e-mail e file condivisi. Il problema nasce quando aumentano utenti, versioni, regole e necessità di controllo. A quel punto il foglio di calcolo smette di essere uno strumento flessibile e diventa parte del problema.
I segnali che indicano che Excel non basta più
- Lo stesso file viene duplicato per utenti, aree o periodi diversi.
- Non è chiaro quale versione sia quella corretta.
- Le regole del processo sono incorporate in formule e conoscenza personale.
- Approvazioni e responsabilità vengono gestite via e-mail.
- Il consolidamento richiede attività manuali ricorrenti.
- I dati devono essere copiati tra ERP, BI e fogli di lavoro.
Prima il processo, poi lo strumento
L’approccio E-project parte dall’analisi AS-IS e dal disegno TO-BE. L’obiettivo non è sostituire Excel a ogni costo, ma capire quali attività devono diventare più strutturate, quali controlli servono e quali dati devono essere condivisi.
Due risposte diverse a bisogni diversi
EP-Writeback / Row Editor
È utile quando il processo resta fortemente legato alla Business Intelligence e serve aggiungere data entry, modifica dati o simulazioni direttamente da Power BI o Qlik.
EP-Hydra
È pensato per processi e informazioni che hanno bisogno di una gestione più strutturata, ma che non sono coperti in modo efficace dagli applicativi core. L’obiettivo è ridurre fogli condivisi e informazioni destrutturate.
Quando il processo diventa un asset
Portare dati, regole, responsabilità e stati in un ambiente strutturato rende il processo più tracciabile, meno dipendente dalle singole persone e più facile da integrare con reporting e analytics.
La logica BEA
Analizzare, disegnare, prototipare, validare e consolidare: il metodo BEA consente di costruire la soluzione per iterazioni, verificandola presto sulla realtà del cliente prima di arrivare al rilascio definitivo.