Ethikkodex

Dokumentinformationen

Dokument

Ethikkodex E-project S.r.l.

Revision

1.0

Datum

Oktober 2026

Genehmigung

Der Kodex tritt am Tag seiner Genehmigung durch das Leitungsorgan in Kraft.

Dieser Ethikkodex stellt zusammen mit den internen Verfahren und Berichtskanälen des Unternehmens eines der Instrumente des Integritätssystems von E-project dar. Der Kodex legt Grundsätze und Verhaltensregeln fest; Die Betriebsabläufe werden durch spezifische Unternehmensverfahren geregelt.

1. Einführung

E-project S.r.l. betrachtet Ethik, Fachkompetenz, Innovation und Verantwortung als wesentliche Elemente seiner Geschäftstätigkeit.

Wir sind in der IT-Beratung und digitalen Transformation tätig und unterstützen öffentliche und private Organisationen bei der Verwaltung von Daten, Prozessen und Leistung durch moderne Technologien.

Die Art unserer Tätigkeit führt dazu, dass wir täglich mit Informationen, Daten, Prozessen und Systemen arbeiten, die für unsere Kunden relevant sind. Aus diesem Grund muss technologische Kompetenz stets mit Korrektheit, Zuverlässigkeit, Transparenz, Sicherheit und Verantwortungsbewusstsein einhergehen.

Dieser Ethikkodex drückt die Werte aus, in denen sich E-project erkennt, und definiert die Verhaltensprinzipien, die unsere Entscheidungen und unsere Beziehungen zu Kollegen, Kunden, Partnern, Lieferanten, Institutionen und Gemeinschaften leiten müssen.

Kein kommerzielles, wirtschaftliches oder technologisches Ergebnis kann ein Verhalten rechtfertigen, das gegen das Gesetz, die Würde der Menschen, die Sicherheit oder die in diesem Kodex enthaltenen Grundsätze verstößt.

2. Unsere Vision

Wir glauben, dass Technologie dazu beitragen sollte, Organisationen effizienter, bewusster, innovativer und in der Lage zu machen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Für E-project bedeutet Innovation nicht nur die Einführung neuer Technologien: Es bedeutet, sie zu verstehen, zu steuern und sie auf konkrete und verantwortungsvolle Weise zur Wertschöpfung zu nutzen.

Wir möchten dauerhafte Beziehungen zu unseren Kunden aufbauen, die auf der Fähigkeit basieren, ihre Bedürfnisse zu verstehen, der Qualität der vorgeschlagenen Lösungen und gegenseitigem Vertrauen.

3. Unsere Werte

3.1 Kompetenz

Kompetenz ist die Basis unserer Arbeit. Wir investieren in die kontinuierliche Weiterentwicklung des technischen, funktionalen und organisatorischen Wissens und fördern den Erfahrungsaustausch im Team. Kompetent zu sein bedeutet auch, seine Grenzen zu kennen, zu wissen, wie man um Unterstützung bittet, und jedes Projekt mit Vorbereitung und Bewusstsein anzugehen.

3.2 Verantwortung

Jeder ist für seine eigenen Aktivitäten, Entscheidungen und die von ihm verwalteten Informationen verantwortlich. Wir fördern Autonomie, Bewusstsein und die Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen. Fehler müssen zeitnah erkannt und behoben werden, um sie nach Möglichkeit in Verbesserungsmöglichkeiten umzuwandeln.

3.3 Innovation

Innovation ist Teil unserer Identität. Wir experimentieren mit neuen Technologien, Methoden und Organisationsmodellen und verfolgen dabei einen konkreten, wertschöpfungsorientierten Ansatz. Innovation muss von Bewertungen der Qualität, Sicherheit, Nachhaltigkeit und Auswirkungen auf Menschen und Organisationen begleitet werden.

3.4 Integrität

Wir handeln mit Ehrlichkeit, Fairness und Treu und Glauben. Wir akzeptieren kein Verhalten, das auf die Erlangung von Vorteilen durch unfaire, betrügerische oder rechtswidrige Praktiken abzielt. Die Interessen des Unternehmens können niemals durch unethisches Verhalten verfolgt werden.

3.5 Transparenz

Unsere Kommunikation muss korrekt, verständlich und wahrheitsgemäß sein. Wir stellen Kunden, Kollegen, Partnern, Lieferanten, Institutionen oder anderen Interessengruppen wissentlich keine falschen, unvollständigen oder irreführenden Informationen zur Verfügung.

3.6 Zusammenarbeit

Wir glauben an den Wert der Teamarbeit. Der Austausch von Kompetenzen, Diskussion und gegenseitige Unterstützung verbessern die Qualität der Lösungen und fördern die berufliche Weiterentwicklung.

4. Empfänger und Verantwortlichkeiten

Dieser Kodex gilt für alle, die im Namen, im Auftrag oder im Interesse von E-project handeln.

• Gesellschafter und Geschäftsleitungsmitglieder;
• Mitarbeiter;
• Mitarbeiter und Berater;
• Partner;
• Lieferanten und Subunternehmer;
• andere Personen, die dauerhaft oder vorübergehend mit dem Unternehmen zusammenarbeiten.

Jeder Empfänger muss in Bezug auf seine Rolle den Kodex kennen, seine Grundsätze respektieren und zu seiner konkreten Anwendung beitragen.

5. Rechtmäßigkeit und Redlichkeit

E-project führt seine Aktivitäten in Übereinstimmung mit der geltenden italienischen und europäischen Gesetzgebung aus.

Insbesondere müssen die Pflichten in folgenden Bereichen eingehalten werden:

• Arbeitsbeziehungen und persönlicher Schutz;
• Gesundheit und Sicherheit;
• Schutz personenbezogener Daten;
• Cybersicherheit und Informationsschutz;
• Lizenzierung von geistigem Eigentum und Software;
• Wettbewerb und kommerzielle Fairness;
• Prävention von Korruption und Interessenkonflikten;
• Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung;
• Ausschreibungen, Verträge, Unteraufträge und vertragliche Verpflichtungen.

E-project aktualisiert seine Richtlinien und Verfahren regelmäßig auf der Grundlage regulatorischer, technologischer und organisatorischer Entwicklungen.

6. Die Menschen

6.1 Respekt, Chancengleichheit und Inklusion

Die Menschen sind das wichtigste Kapital von E-project. Wir fördern ein professionelles Umfeld, das auf Respekt, Zusammenarbeit, Verdienst und der Aufwertung von Fähigkeiten basiert.

Diskriminierung beispielsweise aufgrund von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung, persönlichen oder familiären Verhältnissen, Meinungen oder Überzeugungen ist nicht gestattet.

Entscheidungen in Bezug auf Auswahl, berufliche Weiterentwicklung, Verantwortung und Vergütung müssen auf Kriterien basieren, die mit Fähigkeiten, Erfahrung, Fähigkeiten, Ergebnissen und Potenzial im Einklang stehen.

6.2 Belästigung, Einschüchterung und unangemessenes Verhalten

E-project duldet keine Belästigung, Einschüchterung, Drohungen, Diskriminierung, beleidigendes Verhalten, Erniedrigung, sexuelle Belästigung oder aggressives und unterdrückendes Verhalten.

Jeder Mensch muss dazu beitragen, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Würde, Freiheit und das Wohlergehen anderer respektiert.

6.3 Berufliche Entwicklung und Weiterbildung

Der Sektor, in dem wir tätig sind, erfordert eine ständige Aktualisierung. E-project unterstützt die berufliche Entwicklung durch Schulung, Coaching, Mentoring, Diskussion zwischen Kollegen und Wissensaustausch.

Wer Koordinationsaufgaben übernimmt, ist auch dazu aufgerufen, die berufliche Weiterentwicklung seiner Teammitglieder zu fördern.

6.4 Gesundheit, Sicherheit und Wohlbefinden

E-project schützt die Gesundheit und Sicherheit der Menschen in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung. Jeder ist verpflichtet, verantwortungsbewusst zu handeln, Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten und Gefahrensituationen unverzüglich zu melden.

Diese Grundsätze gelten sowohl in den Geschäftsräumen des Unternehmens als auch bei Tätigkeiten bei Kunden oder anderen Außenstellen.

E-project erkennt auch die Bedeutung des organisatorischen Wohlbefindens und einer richtigen Balance zwischen beruflicher Verantwortung und Privatleben an.

7. Kunden, Qualität und professionelle Korrektheit

Die Beziehung zum Kunden muss auf Vertrauen, Kompetenz, Korrektheit und Zusammenarbeit basieren. E-project ist bestrebt, die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen und realistische, nachhaltige und konsistente Lösungen mit den vereinbarten Zielen vorzuschlagen.

In Beziehungen mit Kunden ist es notwendig:

• die eingegangenen Verpflichtungen respektieren;
• korrekte und überprüfbare Informationen bereitstellen;
• alle wichtigen kritischen Probleme unverzüglich mitteilen;
• Gewährleistung der Vertraulichkeit von Informationen;
• Daten, Systeme und Anmeldeinformationen schützen;
• mit Professionalität und Sorgfalt arbeiten;
• Vermeiden Sie Versprechen, die nicht vernünftigerweise eingehalten werden können.

Eventuelle Fehler, Anomalien oder kritische Probleme müssen umgehend analysiert und behoben werden. Das wissentliche Verschweigen von Problemen, die erhebliche Folgen für den Kunden haben könnten, verstößt gegen die Grundsätze von E-project.

8. Daten, Vertraulichkeit und IT-Sicherheit

8.1 Vertraulichkeit

E-project-, Kunden- und Partnerinformationen müssen geschützt und ausschließlich für die beruflichen Zwecke verwendet werden, für die sie zur Verfügung gestellt wurden.

Als vertraulich gelten beispielsweise:

• geschäftliche und persönliche Daten;
• Dokumente und Angebote;
• Wirtschafts- und Handelsinformationen;
• Softwarearchitekturen und -konfigurationen;
• Datenbank und Quellcode;
• Anmeldeinformationen und Sicherheitsinformationen;
• Strategien, Know-how und Kundeninformationen.

Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Berufsverhältnisses fort.

8.2 Schutz personenbezogener Daten

E-project verarbeitet personenbezogene Daten nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität, Vertraulichkeit und Rechenschaftspflicht.

Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich für autorisierte Zwecke verwendet, nur autorisierten Personen zugänglich gemacht und durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden.

Es ist nicht gestattet, Daten von Kunden, Kollegen oder anderen Personen ohne die erforderlichen Genehmigungen für unerlaubte Aktivitäten, Tests oder Experimente zu verwenden.

8.3 Cybersicherheit

Cybersicherheit ist eine gemeinsame Verantwortung. Alle für E-project arbeitenden Personen müssen die Unternehmensrichtlinien und -verfahren in Bezug auf Anmeldeinformationen, Authentifizierung, Zugriff, Geräte, Software, Netzwerke, Cloud-Dienste, Repositorys, Backups und Informationsübertragung einhalten.

Persönliche Zugangsdaten dürfen nicht weitergegeben werden. Vorfälle, Anomalien, vermutete unbefugte Zugriffe, Datenverluste oder Schwachstellen müssen unverzüglich gemäß den Unternehmensverfahren gemeldet werden.

9. Künstliche Intelligenz

E-project betrachtet künstliche Intelligenz als eine Technologie mit großem Potenzial zur Verbesserung von Prozessen, Dienstleistungen und Entscheidungsfähigkeiten. Es fördert den verantwortungsvollen, sicheren und informierten Umgang.

9.1 Schutz von Informationen

Vertrauliche Informationen, personenbezogene Daten, Kundendokumente, Quellcode oder andere geschützte Informationen dürfen nicht in nicht autorisierte KI-Systeme eingegeben werden.

9.2 Menschliche Aufsicht und Verantwortung

Der Einsatz von KI ersetzt nicht die berufliche Verantwortung. Mit Tools der künstlichen Intelligenz erstellte Ausgaben, Analysen, Codes oder Dokumente müssen von kompetenten Personen überprüft werden, bevor sie für relevante Aktivitäten verwendet werden.

9.3 Qualität, Zuverlässigkeit und Nichtdiskriminierung

Die mithilfe von KI erzeugten Ergebnisse müssen kritisch bewertet werden, um Fehler, ungenaue Informationen, Halluzinationen, Schwachstellen, Verzerrungen und mögliche diskriminierende Auswirkungen zu identifizieren.

9.4 Transparenz

Wenn der Einsatz künstlicher Intelligenz bei der erbrachten Dienstleistung eine wesentliche Rolle spielt, arbeitet E-project nach den Grundsätzen der Transparenz, die mit der Art des Projekts, den vertraglichen Vereinbarungen und der geltenden Gesetzgebung im Einklang stehen.

9.5 KI-Kompetenz

E-project fördert ein angemessenes Maß an Wissen und Bewusstsein über künstliche Intelligenz bei Personen, die KI-Systeme nutzen, entwickeln oder verwalten, durch Informations- und Schulungsaktivitäten, die der Rolle, den Fähigkeiten und den mit der Nutzung solcher Systeme verbundenen Risiken angemessen sind.

10. Geistiges Eigentum und Ressourcennutzung

E-project schützt sein eigenes geistiges Eigentum, das seiner Kunden und das Dritter. Urheberrechte, Softwarelizenzen, Marken, Datenbankrechte, Geschäftsgeheimnisse, Know-how und Nutzungsbedingungen von Open-Source-Komponenten müssen respektiert werden.

Sie dürfen keine Software, Codes, Inhalte oder andere Werke verwenden, die gegen die entsprechenden Rechte verstoßen. Besonderes Augenmerk muss auf die Verwendung von Open-Source-Komponenten und Code gelegt werden, der durch Tools der künstlichen Intelligenz generiert wird.

Unternehmensressourcen – einschließlich Geräte, Konten, Lizenzen, Cloud-Dienste, Dokumente, Repositories, Datenbanken und Anmeldeinformationen – müssen mit Sorgfalt, Verantwortung und in Übereinstimmung mit den geltenden Verfahren verwendet werden.

11. Lieferanten, Partner und Interessenkonflikte

11.1 Lieferanten und Partner

E-project wählt Lieferanten und Partner nach fachlichen und objektiven Kriterien unter Berücksichtigung von Kompetenz, Zuverlässigkeit, Qualität, Organisationsfähigkeit, Sicherheit, Korrektheit und wirtschaftlichen Bedingungen aus.

E-project erwartet von seinen Partnern und Lieferanten, dass sie sich im Einklang mit den in diesem Kodex enthaltenen Grundprinzipien verhalten und kann spezifische vertragliche Verpflichtungen in Bezug auf Vertraulichkeit, Sicherheit, Datenschutz und Korrektheit verlangen.

11.2 Interessenkonflikte

Jede Person muss Situationen vermeiden, in denen persönliche, familiäre, wirtschaftliche oder berufliche Interessen die Interessen von E-project beeinträchtigen oder die Unparteilichkeit ihrer Entscheidungen gefährden könnten.

Konfliktsituationen, auch potenzielle, müssen umgehend Ihrem Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung mitgeteilt werden. Gegebenenfalls muss die betroffene Person auf eine Beteiligung an der Entscheidung verzichten.

12. Geschenke, Korruptionsbekämpfung und Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung

12.1 Geschenke und Vorteile

Es ist Ihnen nicht gestattet, Geld, Geschenke oder andere Vorteile mit dem Ziel anzubieten, zu versprechen, zu fordern oder anzunehmen, eine Entscheidung unzulässig zu beeinflussen.

Zulässig sind nur Geschenke und Gefälligkeiten von begrenztem Wert, die rechtmäßig und transparent sind, den üblichen Berufsgepflogenheiten entsprechen und nicht auf die Erlangung ungerechtfertigter Vorteile abzielen.

12.2 Korruptionsprävention

E-project lehnt jede Form von Korruption in den Beziehungen zu öffentlichen und privaten Einrichtungen ab. Es ist verboten, direkt oder indirekt Geld, Zuwendungen oder sonstige Zuwendungen anzubieten, zu versprechen, zu fordern oder anzunehmen, die darauf abzielen, geschäftliche, behördliche oder berufliche Entscheidungen in unzulässiger Weise zu beeinflussen.

12.3 Öffentliche Verwaltung

E-project arbeitet mit der öffentlichen Verwaltung nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Korrektheit, Transparenz und Rückverfolgbarkeit zusammen.

Im Verhältnis zu Beamten, Verwaltungsbeamten und öffentlichen Bediensteten ist Folgendes verboten:

• unangemessene Vorteile anbieten oder persönliche Vorteile versprechen;
• unzulässigen Druck ausüben;
• falsche Angaben machen oder Unterlagen ändern;
• relevante Informationen ausblenden;
• persönliche Beziehungen nutzen, um eine Vorzugsbehandlung zu erreichen.

13. Ausschreibungen, Verträge, Unteraufträge und Wettbewerb

13.1 Ausschreibungen und Auftragsvergaben

Die Teilnahme an öffentlichen und privaten Ausschreibungen muss unter Einhaltung der Gesetze, Verfahrensregeln und der Grundsätze des freien Wettbewerbs erfolgen. Die erstellte Dokumentation muss wahrheitsgetreu, vollständig und richtig sein.

Absprachen, Wettbewerbsverzerrungen, die Übermittlung falscher Informationen, die missbräuchliche Verwendung vertraulicher Informationen oder sonstiges Verhalten, das darauf abzielt, den Ausgang des Verfahrens zu verändern, sind nicht gestattet.

13.2 Unteraufträge und Kooperationen

E-project setzt Partner und Subunternehmer in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen ein. Die an externe Parteien übertragenen Tätigkeiten müssen unter Beachtung von Qualität, Kompetenz, Sicherheit, Vertraulichkeit, Datenschutz und klarer Verantwortlichkeitszuordnung verwaltet werden.

13.3 Fairer Wettbewerb

E-project konkurriert durch Qualität, Kapazität, Kompetenz und Innovation. Absprachen, wettbewerbswidriges Verhalten, Informationsmissbrauch, Verunglimpfung von Wettbewerbern und unlautere Geschäftspraktiken verstoßen gegen unsere Grundsätze.

14. Kommunikation, Reputation und Nachhaltigkeit

14.1 Kommunikation und soziale Netzwerke

Die Kommunikation von E-project muss korrekt, transparent und im Einklang mit seinen Werten sein. Die über die Website, soziale Netzwerke, Präsentationen, kommerziellen Dokumente und Angebote verbreiteten Informationen müssen zuverlässig und dürfen nicht irreführend sein.

Bei der privaten Nutzung sozialer Netzwerke ist es notwendig, Verhaltensweisen zu vermeiden, die vertrauliche Informationen preisgeben, die Sicherheit gefährden, den Ruf von Kollegen, Kunden oder Partnern ungerechtfertigt schädigen oder persönliche Meinungen als offizielle Positionen des Unternehmens erscheinen lassen könnten.

14.2 Umwelt und Nachhaltigkeit

E-project fördert den verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen und Verhaltensweisen, die auf Abfallreduzierung, Energieeffizienz, Reduzierung des Papierverbrauchs, korrekten Umgang mit elektronischen Geräten und, sofern mit beruflichen Anforderungen vereinbar, nachhaltige Arbeits- und Reisemethoden abzielen.

15. Integritätssystem: Ethikkodex, Verfahren und Berichte

15.1 Interne Verfahren

Dieser Kodex definiert die allgemeinen Verhaltensgrundsätze. Die Betriebsmethoden zur Anwendung dieser Grundsätze werden durch interne Verfahren geregelt, die entsprechend den Risiken und organisatorischen Anforderungen aktualisiert werden.

Die Verfahren können insbesondere Folgendes betreffen:

• Schutz personenbezogener Daten und Informationsmanagement;
• IT-Sicherheit, Zugriffs- und Vorfallmanagement;
• Einsatz von Werkzeugen der künstlichen Intelligenz;
• Auswahl und Management von Lieferanten und Subunternehmern;
• Interessenkonflikte, Geschenke und Beziehungen zu öffentlichen Einrichtungen;
• Verwaltung von Ausschreibungen und Vertragsdokumenten;
• Gesundheit und Sicherheit;
• Management von Meldungen und Whistleblowing.

15.2 Meldungen und Whistleblowing

E-project fördert die verantwortungsvolle Meldung von Verhaltensweisen, die möglicherweise gegen das Gesetz, diesen Kodex oder Unternehmensverfahren verstoßen.

Das Unternehmen stellt einen internen Meldekanal zur Verfügung, der nach Kriterien der Vertraulichkeit, Unparteilichkeit und des Schutzes der beteiligten Personen im Einklang mit der geltenden Gesetzgebung und dem spezifischen Whistleblowing-Verfahren verwaltet wird.

Die Zugriffsmethoden auf den Kanal, die für die Verwaltung zuständigen Personen, die Methoden zur Bearbeitung von Meldungen und die geltenden Schutzmaßnahmen werden im vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Whistleblowing-Verfahren beschrieben.

Meldungen, die nicht in den Anwendungsbereich der Hinweisgeberschutzregelungen fallen, können über die üblichen internen Kanäle von E-project bearbeitet werden.

E-project duldet keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben eine Meldung einreichen. Gleichzeitig sind Meldungen, die wissentlich falsch sind oder mit dem Ziel erfolgen, anderen Menschen zu schaden, nicht gestattet.

15.3 Verstöße gegen den Kodex

Verstöße gegen diesen Kodex werden im Hinblick auf ihre Art, Schwere und die Verantwortung der beteiligten Personen bewertet.

Für Arbeitnehmer und Mitarbeiter können die im Gesetz, im geltenden Tarifvertrag, in Einzelvereinbarungen und in den betrieblichen Verfahren vorgesehenen Maßnahmen gelten. Bei Lieferanten, Beratern, Partnern und anderen externen Parteien können schwerwiegende oder wiederholte Verstöße unter Einhaltung der geltenden Bedingungen zur Änderung oder Beendigung des Vertragsverhältnisses führen.

15.4 Verbreitung, Schulung und Aktualisierung

E-project fördert das Bewusstsein für diesen Kodex innerhalb und außerhalb der Organisation. Der Kodex wird den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt und auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht.

Das Unternehmen fördert regelmäßige Informations- und Schulungsaktivitäten zu den für seine Aktivitäten wichtigsten Themen, mit besonderem Augenmerk auf Berufsethik, Datenschutz, Cybersicherheit, künstliche Intelligenz, Sicherheit am Arbeitsplatz, Korruptionsbekämpfung, Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung und Meldungen.

Der Kodex wird regelmäßig überprüft und aktualisiert, wenn sich regulatorische, organisatorische, technologische oder unternehmensbezogene Risikoänderungen ergeben.

Dieser Kodex tritt am Tag seiner Genehmigung durch das Leitungsorgan von E-project S.r.l. in Kraft.

UNSER ENGAGEMENT

Die Technologie verändert sich ständig. Unsere Prinzipien tun das nicht.

Wir wollen Lösungen schaffen, auf die wir stolz sein können, vertrauensvolle Beziehungen und eine Organisation, in der Professionalität und Ethik Hand in Hand gehen.

Für uns bedeutet ein Technologieunternehmen zu sein, nicht nur zu wissen, wie man die besten Technologien nutzt, sondern auch zu wissen, wie man sie richtig einsetzt.

E-project S.r.l.

Kompetenz · Verantwortung · Innovation · Transparenz · Zusammenarbeit

Ethikkodex E-project S.r.l. · Rev. 1.0 · Oktober 2026