Code d'éthique

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Code d'éthique E-project S.r.l.

Révision

1.0

Date

octobre 2026

Approbation

Le Code entre en vigueur à la date de son approbation par l’organe d’administration.

Ce Code d'Éthique constitue l'un des outils du système d'intégrité d'E-project, avec les procédures internes et les canaux de signalement adoptés par la Société. Le Code définit des principes et des règles de conduite ; les modalités de fonctionnement sont régies par des procédures spécifiques à l'entreprise.

1. Préambule

E-project S.r.l. considère l'éthique, la compétence professionnelle, l'innovation et la responsabilité comme des éléments essentiels de sa manière de faire des affaires.

Nous opérons dans le conseil informatique et la transformation numérique, en accompagnant les organisations publiques et privées dans la gestion des données, des processus et des performances grâce aux technologies modernes.

La nature de nos activités nous amène à travailler quotidiennement avec des informations, des données, des processus et des systèmes pertinents pour nos clients. C'est pourquoi la compétence technologique doit toujours s'accompagner de loyauté, de fiabilité, de transparence, de sécurité et de sens des responsabilités.

Ce Code d'Éthique exprime les valeurs dans lesquelles E-project se reconnaît et définit les principes comportementaux qui doivent guider nos décisions et nos relations avec les collègues, clients, partenaires, fournisseurs, institutions et communautés.

Aucun résultat commercial, économique ou technologique ne peut justifier un comportement contraire à la loi, à la dignité des personnes, à la sécurité ou aux principes contenus dans le présent Code.

2. Notre vision

Nous pensons que la technologie devrait contribuer à rendre les organisations plus efficaces, plus conscientes, plus innovantes et capables de prendre de meilleures décisions.

Pour E-project, innover ne signifie pas simplement adopter de nouvelles technologies : cela signifie les comprendre, les gouverner et les utiliser de manière concrète et responsable pour générer de la valeur.

Nous souhaitons construire des relations durables avec nos clients, basées sur la capacité à comprendre leurs besoins, la qualité des solutions proposées et la confiance mutuelle.

3. Nos valeurs

3.1 Compétence

La compétence est la base de notre travail. Nous investissons dans le développement continu des connaissances techniques, fonctionnelles et organisationnelles et favorisons le partage d’expériences au sein des équipes. Être compétent, c'est aussi connaître ses limites, savoir demander de l'aide et aborder chaque projet avec préparation et conscience.

3.2 Responsabilité

Chacun est responsable de ses propres activités, décisions et informations qu’il gère. Nous promouvons l’autonomie, la conscience et la capacité à assumer des responsabilités. Les erreurs doivent être reconnues et corrigées rapidement, en les transformant, lorsque cela est possible, en opportunités d'amélioration.

3.3 Innovation

L'innovation fait partie de notre identité. Nous expérimentons de nouvelles technologies, méthodes et modèles organisationnels tout en conservant une approche concrète orientée vers la création de valeur. L'innovation doit s'accompagner d'évaluations de la qualité, de la sécurité, de la durabilité et de l'impact sur les personnes et les organisations.

3.4 Intégrité

Nous agissons avec honnêteté, équité et bonne foi. Nous n'acceptons pas les comportements visant à obtenir des avantages grâce à des pratiques déloyales, trompeuses ou illégales. L’intérêt de l’entreprise ne peut jamais être poursuivi par un comportement contraire à l’éthique.

3.5 Transparence

Nos communications doivent être correctes, compréhensibles et véridiques. Nous ne fournissons pas sciemment d’informations fausses, incomplètes ou trompeuses aux clients, collègues, partenaires, fournisseurs, institutions ou autres parties prenantes.

3.6 Collaboration

Nous croyons en la valeur du travail d'équipe. Le partage de compétences, l’échange et l’entraide améliorent la qualité des solutions et favorisent l’épanouissement professionnel.

4. Destinataires et responsabilités

Ce Code s'applique à tous ceux qui opèrent au nom, pour le compte ou dans l'intérêt d'E-project.

• associés et administrateurs ;
• employés;
• collaborateurs et consultants;
• partenaires ;
• fournisseurs et sous-traitants ;
• d'autres sujets qui collaborent de manière stable ou temporaire avec la Société.

Chaque destinataire, en fonction de son rôle, est tenu de connaître le Code, d'en respecter les principes et de contribuer à leur application concrète.

5. Légalité et loyauté

E-project exerce ses activités dans le respect de la législation italienne et européenne en vigueur.

Les obligations relatives aux domaines suivants doivent notamment être respectées :

• relations de travail et protection personnelle;
• santé et sécurité;
• protection des données personnelles;
• cybersécurité et protection des informations ;
• propriété intellectuelle et licences de logiciels ;
• concurrence et équité commerciale;
• prévention de la corruption et des conflits d’intérêts ;
• relations avec l'Administration Publique;
• appels d'offres, contrats, sous-contrats et obligations contractuelles.

E-project met périodiquement à jour ses politiques et procédures en fonction de l’évolution réglementaire, technologique et organisationnelle.

6. Les personnes

6.1 Respect, égalité des chances et inclusion

Les personnes représentent le principal atout d'E-project. Nous favorisons un environnement professionnel basé sur le respect, la collaboration, le mérite et la valorisation des compétences.

La discrimination fondée, par exemple, sur le sexe, l'âge, l'origine, la nationalité, la religion, le handicap, l'orientation sexuelle, la situation personnelle ou familiale, les opinions ou les convictions n'est pas autorisée.

Les décisions relatives à la sélection, à l'évolution professionnelle, aux responsabilités et à la rémunération doivent être fondées sur des critères cohérents avec les compétences, l'expérience, les capacités, les résultats et le potentiel.

6.2 Harcèlement, intimidation et comportement inapproprié

E-project ne tolère pas le harcèlement, l'intimidation, les menaces, la discrimination, les comportements offensants, l'humiliation, le harcèlement sexuel ou les comportements agressifs et oppressants.

Chaque personne doit contribuer au maintien d’un environnement de travail respectueux de la dignité, de la liberté et du bien-être d’autrui.

6.3 Développement professionnel et formation

Le secteur dans lequel nous opérons nécessite une mise à jour continue. E-project soutient le développement professionnel à travers la formation, le coaching, le mentorat, les échanges entre collègues et le partage de connaissances.

Ceux qui assument des responsabilités de coordination sont également appelés à favoriser l’épanouissement professionnel des membres de leur équipe.

6.4 Santé, sécurité et bien-être

E-project protège la santé et la sécurité des personnes dans le respect de la législation en vigueur. Chacun est tenu d’adopter un comportement responsable, de respecter les procédures de sécurité et de signaler sans délai toute situation à risque.

Ces principes s'appliquent aussi bien dans les bureaux de l'entreprise que lors des activités réalisées chez les clients ou dans d'autres bureaux externes.

E-project reconnaît également l’importance du bien-être au travail et d’un juste équilibre entre responsabilités professionnelles et vie personnelle.

7. Clients, qualité et déontologie professionnelle

La relation avec le client doit être basée sur la confiance, la compétence, la loyauté et la collaboration. E-project s'engage à comprendre les besoins du client et à proposer des solutions réalistes, durables et cohérentes avec les objectifs convenus.

Dans les relations avec les clients il faut :

• respecter les engagements pris ;
• fournir des informations correctes et vérifiables ;
• communiquer rapidement tout problème critique important ;
• garantir la confidentialité des informations ;
• protéger les données, les systèmes et les informations d'identification ;
• agir avec professionnalisme et diligence ;
• éviter les promesses qui ne peuvent raisonnablement être tenues.

Toute erreur, anomalie ou problème critique doit être analysé et géré rapidement. Dissimuler sciemment des problèmes pouvant entraîner des conséquences importantes pour le client est contraire aux principes d'E-project.

8. Données, confidentialité et sécurité informatique

8.1 Confidentialité

E-project, les informations des clients et partenaires doivent être protégées et utilisées exclusivement aux fins professionnelles pour lesquelles elles ont été mises à disposition.

Les éléments suivants sont considérés comme confidentiels, par exemple :

• données professionnelles et personnelles ;
• documents et offres ;
• informations économiques et commerciales;
• architectures et configurations logicielles ;
• base de données et code source ;
• informations d'identification et de sécurité ;
• stratégies, savoir-faire et information clients.

L'obligation de confidentialité perdure même après la conclusion de la relation professionnelle.

8.2 Protection des données personnelles

E-project traite les données personnelles selon les principes de licéité, de loyauté et de transparence, de limitation des finalités, de minimisation, d’exactitude, de limitation de la conservation, d’intégrité, de confidentialité et de responsabilité.

Les données personnelles doivent être utilisées exclusivement à des fins autorisées, rendues accessibles uniquement aux personnes autorisées et protégées par des mesures techniques et organisationnelles adéquates.

Il n'est pas permis d'utiliser les données appartenant à des clients, des collègues ou d'autres personnes pour des activités, des tests ou des expériences non autorisés sans les autorisations nécessaires.

8.3 Cybersécurité

La cybersécurité est une responsabilité partagée. Toutes les personnes travaillant pour E-project doivent se conformer aux politiques et procédures de l'entreprise relatives aux informations d'identification, à l'authentification, à l'accès, aux appareils, aux logiciels, aux réseaux, aux services cloud, aux référentiels, aux sauvegardes et au transfert d'informations.

Les identifiants personnels ne doivent pas être partagés. Les incidents, anomalies, soupçons d’accès non autorisé, pertes de données ou vulnérabilités doivent être signalés rapidement selon les procédures de l’entreprise.

9. Intelligence artificielle

E-project considère l’intelligence artificielle comme une technologie dotée d’un grand potentiel pour améliorer les processus, les services et les capacités de prise de décision. Il promeut son utilisation responsable, sûre et éclairée.

9.1 Protection des informations

Les informations confidentielles, les données personnelles, les documents clients, le code source ou toute autre information protégée ne doivent pas être saisis dans des systèmes d'intelligence artificielle non autorisés.

9.2 Supervision humaine et responsabilité

L’utilisation de l’IA ne remplace pas la responsabilité professionnelle. Les résultats, analyses, codes ou documents produits grâce aux outils d’intelligence artificielle doivent être vérifiés par des personnes compétentes avant d’être utilisés dans des activités pertinentes.

9.3 Qualité, fiabilité et non-discrimination

Les résultats produits grâce à l’IA doivent être évalués de manière critique afin d’identifier les erreurs, les informations inexactes, les hallucinations, les vulnérabilités, les distorsions et les éventuels effets discriminatoires.

9.4 Transparence

Lorsque l'utilisation de l'Intelligence Artificielle joue un rôle significatif dans le service fourni, E-project fonctionne selon des principes de transparence cohérents avec la nature du projet, les accords contractuels et la législation applicable.

9.5 Connaissances en IA

E-project promeut un niveau adéquat de connaissances et de sensibilisation à l'intelligence artificielle par les personnes qui utilisent, développent ou gèrent des systèmes d'IA, à travers des activités d'information et de formation proportionnées au rôle, aux compétences et aux risques associés à l'utilisation de tels systèmes.

10. Propriété intellectuelle et utilisation des ressources

E-project protège sa propre propriété intellectuelle, celle de ses clients et celle des tiers. Les droits d'auteur, les licences de logiciels, les marques, les droits sur les bases de données, les secrets commerciaux, le savoir-faire et les conditions d'utilisation des composants open source doivent être respectés.

Vous ne pouvez pas utiliser de logiciels, codes, contenus ou autres œuvres en violation des droits pertinents. Une attention particulière doit être portée à l’utilisation de composants open source et de code générés via des outils d’Intelligence Artificielle.

Les ressources de l'entreprise, notamment les appareils, les comptes, les licences, les services cloud, les documents, les référentiels, les bases de données et les informations d'identification, doivent être utilisées avec soin, responsabilité et conformément aux procédures applicables.

11. Fournisseurs, partenaires et conflits d'intérêts

11.1 Fournisseurs et partenaires

E-project sélectionne les fournisseurs et partenaires sur la base de critères professionnels et objectifs, en tenant compte de la compétence, de la fiabilité, de la qualité, de la capacité organisationnelle, de la sécurité, de la loyauté et des conditions économiques.

E-project attend de ses partenaires et fournisseurs qu'ils se comportent d'une manière conforme aux principes fondamentaux contenus dans ce Code et peut demander des engagements contractuels spécifiques concernant la confidentialité, la sécurité, la protection des données et la loyauté.

11.2 Conflits d'intérêts

Chacun doit éviter les situations dans lesquelles ses intérêts personnels, familiaux, économiques ou professionnels pourraient interférer avec les intérêts d'E-project ou compromettre l'impartialité de ses décisions.

Les situations conflictuelles, même potentielles, doivent être rapidement communiquées à votre manager ou à la Direction. Lorsque cela est nécessaire, la personne concernée doit s'abstenir de participer à la décision.

12. Cadeaux, lutte contre la corruption et relations avec l'administration publique

12.1 Cadeaux et avantages

Vous ne pouvez pas offrir, promettre, demander ou accepter de l’argent, des cadeaux ou d’autres avantages dans le but d’influencer indûment une décision.

Seuls sont autorisés les cadeaux et actes de courtoisie d'une valeur limitée, licites, transparents, conformes aux usages professionnels normaux et ne visant pas à obtenir des avantages indus.

12.2 Prévention de la corruption

E-project rejette toute forme de corruption dans les relations avec les entités publiques et privées. Il est interdit d'offrir, de promettre, de demander ou de recevoir, directement ou indirectement, de l'argent, des avantages ou d'autres avantages visant à influencer indûment des décisions commerciales, administratives ou professionnelles.

12.3 Administration publique

E-project travaille avec l'Administration Publique selon les principes de légalité, de loyauté, de transparence et de traçabilité.

Dans les relations avec les fonctionnaires, administrateurs et employés publics, il est interdit :

• offrir des avantages indus ou promettre des avantages personnels ;
• appliquer une pression inappropriée ;
• fournir de fausses déclarations ou modifier la documentation ;
• masquer les informations pertinentes ;
• utiliser les relations personnelles pour obtenir un traitement préférentiel.

13. Appels d'offres, contrats, sous-traitances et concurrence

13.1 Appels d’offres et marchés

La participation aux appels d'offres publics et privés doit se dérouler dans le respect de la législation, des règles de procédure et des principes de libre concurrence. La documentation préparée doit être véridique, complète et correcte.

Les accords de collusion, la modification de la concurrence, la communication de fausses informations, l'utilisation inappropriée d'informations confidentielles ou tout autre comportement visant à modifier le résultat des procédures ne sont pas autorisés.

13.2 Sous-traitances et collaborations

E-project fait appel à des partenaires et sous-traitants dans le respect des obligations réglementaires et contractuelles applicables. Les activités confiées à des parties externes doivent être gérées en accordant une attention particulière à la qualité, à la compétence, à la sécurité, à la confidentialité, à la protection des données et à une attribution claire des responsabilités.

13.3 Concurrence loyale

E-project est compétitif par la qualité, la capacité, la compétence et l'innovation. Les accords collusoires, les comportements anticoncurrentiels, le détournement d'informations, le dénigrement des concurrents et les pratiques commerciales déloyales sont contraires à nos principes.

14. Communication, réputation et durabilité

14.1 Communication et réseaux sociaux

La communication d'E-project doit être correcte, transparente et cohérente avec ses valeurs. Les informations diffusées à travers le site internet, les réseaux sociaux, les présentations, les documents commerciaux et les offres doivent être fiables et non trompeuses.

Dans l'utilisation personnelle des réseaux sociaux, il est nécessaire d'éviter les comportements qui pourraient divulguer des informations confidentielles, compromettre la sécurité, nuire injustement à la réputation de collègues, clients ou partenaires ou faire apparaître des opinions personnelles comme des positions officielles de l'entreprise.

14.2 Environnement et durabilité

E-project promeut une utilisation responsable des ressources et des comportements visant à réduire les déchets, l'efficacité énergétique, la réduction de la consommation de papier, la gestion correcte des équipements électroniques et, lorsque cela est compatible avec les besoins professionnels, des méthodes de travail et de déplacement durables.

15. Système d'intégrité : Code d'éthique, procédures et rapports

15.1 Procédures internes

Ce Code définit les principes généraux de conduite. Les modalités opérationnelles d'application de ces principes sont régies par des procédures internes, mises à jour en fonction des risques et des besoins de l'organisation.

Les démarches peuvent concerner notamment :

• protection des données personnelles et gestion des informations;
• Sécurité informatique, gestion des accès et des incidents ;
• utilisation d'outils d'intelligence artificielle ;
• sélection et gestion des fournisseurs et sous-traitants ;
• conflits d'intérêts, cadeaux et relations avec des entités publiques ;
• gestion des appels d'offres et de la documentation contractuelle ;
• santé et sécurité;
• gestion des signalements et des alertes.

15.2 Signalements et alertes

E-project promeut le signalement responsable des comportements susceptibles d'être contraires à la loi, à ce Code ou aux procédures de l'entreprise.

La Société met à disposition un canal interne dédié au signalement, géré selon des critères de confidentialité, d’impartialité et de protection des personnes concernées, conformément à la législation applicable et à la Procédure d’alerte spécifique.

Les modalités d'accès au canal, les sujets en charge de la gestion, les modalités de traitement des signalements et les protections applicables sont décrites dans la Procédure d'alerte mise à disposition par la Société.

Les signalements qui ne relèvent pas de la réglementation sur les alertes professionnelles peuvent être traités par les canaux internes habituels prévus par E-project.

E-project ne tolère aucunes représailles contre quiconque fait un signalement de bonne foi. Dans le même temps, les informations sciemment fausses ou faites dans le but de nuire à autrui ne sont pas autorisées.

15.3 Violations du Code

Les violations de ce Code sont évaluées en fonction de leur nature, de leur gravité et des responsabilités des sujets impliqués.

Pour les salariés et collaborateurs, les mesures prévues par la loi, par la convention collective applicable, par les accords individuels et par les procédures d'entreprise peuvent s'appliquer. Pour les fournisseurs, consultants, partenaires et autres parties externes, des violations graves ou répétées peuvent entraîner la révision ou la résiliation de la relation contractuelle, dans le respect des conditions applicables.

15.4 Diffusion, formation et mise à jour

E-project fait connaître ce Code à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Le Code est mis à la disposition du personnel et publié sur le site Internet de l'entreprise.

La Société promeut des activités périodiques d'information et de formation sur les sujets les plus pertinents pour ses activités, avec une attention particulière à l'éthique professionnelle, à la protection des données, à la cybersécurité, à l'intelligence artificielle, à la sécurité au travail, à la lutte contre la corruption, aux relations avec l'administration publique et aux signalements.

Le Code est périodiquement revu et mis à jour lorsque des changements liés aux risques réglementaires, organisationnels, technologiques ou d'entreprise surviennent.

Le présent Code entre en vigueur à la date de son approbation par l’organe d’administration d’E-project S.r.l.

NOTRE ENGAGEMENT

La technologie évolue constamment. Ce n’est pas le cas de nos principes.

Nous souhaitons bâtir des solutions dont nous pouvons être fiers, des relations basées sur la confiance et une organisation où professionnalisme et éthique vont de pair.

Pour nous, être une entreprise technologique signifie non seulement savoir utiliser les meilleures technologies, mais aussi savoir les utiliser de la bonne manière.

E-project S.r.l.

Expertise · Responsabilité · Innovation · Transparence · Collaboration

Code d'éthique E-project S.r.l. · Rév. 1.0 · Octobre 2026