Una piattaforma esterna trasmetteva gli ordini due volte al giorno. Le funzioni centrali affrontavano carichi concentrati, mentre sconti extra e condizioni di pagamento richiedevano valutazioni specifiche. L’obiettivo era collegare il lavoro sul campo ai controlli e alle decisioni dell’azienda.
Un unico ambiente, dalla visita all’ordine
KBusiness mette in relazione agenti, area manager, responsabili vendite e credit controller. La web application integra dati e regole aziendali con SAP Business One e rende il processo accessibile in mobilità, secondo il ruolo dell’utente.
Dalla visita all’ordine: un processo condiviso
Preparazione
Dati cliente, vendite dell’anno e dei due anni precedenti, filtri per articoli e famiglie, cataloghi e listini con visibilità regolata dai permessi.
Proposta e ordine
K-Orders raccoglie cliente, destinazione, consegna, articoli e pagamento. L’agente consulta prezzi, giacenze, storico assortimento e sconti ammessi, salva bozze e conferma l’ordine secondo i requisiti.
Verifica e approvazione
Minimo d’ordine, importi e combinazioni di articoli possono concorrere alle regole commerciali. Sconti extra e modifiche ai pagamenti attivano notifiche ai responsabili autorizzati, con storico delle decisioni.
Gestione e controllo
Stati condivisi dalla bozza alla spedizione, attese di approvazione identificabili e PDF dell’ordine. Target trimestrali, fatture, ordini aperti e dettagli esportabili in Excel aiutano a leggere le performance per cliente, articolo, agente e territorio.
Dentro il processo commerciale
Preparare la visita con informazioni confrontabili
La consultazione delle vendite comprende l’anno corrente e i due precedenti, con rappresentazioni tabellari e grafiche. I filtri per articolo e famiglia permettono di confrontare lo stesso periodo e approfondire l’assortimento del cliente. Cataloghi e listini sono disponibili in base ai permessi, così la preparazione della proposta parte dalle informazioni accessibili al singolo utente.
K-Orders: compilare, salvare, confermare
La raccolta dell’ordine parte da cliente, destinazione, data di consegna e condizioni di pagamento. Per gli articoli, l’agente consulta prezzo di listino, giacenza e sconti consentiti, insieme allo storico dell’assortimento e alle informazioni a lui riservate. Le bozze permettono di interrompere la compilazione e completare l’invio quando i requisiti previsti sono soddisfatti.
Gestire le eccezioni senza perdere il controllo
Le regole dell’installazione possono combinare minimo d’ordine, importo e numero di articoli. Gli sconti oltre le condizioni standard seguono i livelli autorizzativi dei responsabili vendite; le modifiche ai pagamenti vengono valutate dal credit controller. Le notifiche coinvolgono il responsabile quando occorre una decisione. Richieste accettate o rifiutate restano consultabili nello storico e nei report delle approvazioni.
Dare visibilità a rete vendita e direzione
Il riepilogo distingue bozze, ordini in elaborazione, trasmessi, non approvati e spediti. Consente di individuare le approvazioni ancora necessarie e le funzioni coinvolte, accedere al dettaglio e ottenere un PDF da condividere con il cliente. Agenti e area manager consultano inoltre target trimestrali confrontati con fatture e ordini aperti, riepiloghi dei principali clienti e articoli e dettagli esportabili in Excel.
Dal flusso periodico alle decisioni lungo il processo
Nel processo precedente, i due invii giornalieri concentravano ordini ed eccezioni sulle funzioni centrali. Nel caso presentato, le notifiche e i controlli integrati portano le richieste di autorizzazione ai responsabili nel momento in cui nasce l’esigenza. Il beneficio non riguarda solo l’inserimento dell’ordine: è la continuità tra raccolta, verifica e gestione a rendere il processo più governabile.
Colleghiamo anche la tua rete commerciale.
Partiamo dai flussi d’ordine, dalle regole commerciali e dai sistemi esistenti per valutare un percorso integrato.
