Eine externe Plattform übermittelte Aufträge zweimal täglich. Zentrale Teams mussten konzentrierte Arbeitslasten bewältigen; zusätzliche Rabatte und Zahlungsbedingungen erforderten gesonderte Prüfungen. Ziel war es, den Außendienst mit Kontrollen und Entscheidungen des Unternehmens zu verbinden.
Eine Umgebung, vom Besuch zum Auftrag
KBusiness verbindet Vertriebsmitarbeiter, Gebietsleiter, Verkaufsleiter und Kreditverantwortliche. Die Webanwendung integriert Geschäftsdaten und Regeln mit SAP Business One und ermöglicht mobilen Zugriff entsprechend der Nutzerrolle.
Vom Besuch zum Auftrag: ein gemeinsamer Prozess
Vorbereitung
Kundendaten, Umsätze des laufenden und der beiden Vorjahre, Filter nach Artikeln und Produktfamilien sowie Kataloge und Preislisten mit berechtigungsabhängiger Sichtbarkeit.
Angebot und Auftrag
K-Orders erfasst Kunde, Zieladresse, Lieferung, Artikel und Zahlung. Vertriebsmitarbeiter prüfen Preise, Bestände, Sortimentshistorie und zulässige Rabatte, speichern Entwürfe und bestätigen Aufträge gemäß den Vorgaben.
Prüfung und Freigabe
Mindestbestellungen, Beträge und Artikelkombinationen können in die Geschäftsregeln einfließen. Zusatzrabatte und Zahlungsänderungen lösen Benachrichtigungen an berechtigte Verantwortliche aus; Entscheidungen werden historisiert.
Steuerung und Kontrolle
Gemeinsame Status vom Entwurf bis zum Versand, erkennbare Freigabewartezeiten und Auftrags-PDFs. Quartalsziele, Rechnungen, offene Aufträge und Excel-Exporte unterstützen die Analyse nach Kunde, Artikel, Vertriebsmitarbeiter und Gebiet.
Einblick in den Vertriebsprozess
Besuche mit vergleichbaren Informationen vorbereiten
Die Umsatzansichten umfassen das laufende Jahr und die beiden Vorjahre als Tabellen und Diagramme. Artikel- und Produktfamilienfilter ermöglichen Vergleiche desselben Zeitraums und vertiefte Analysen des Kundensortiments. Kataloge und Preislisten sind berechtigungsabhängig verfügbar; Angebote basieren damit auf den für den Nutzer zugänglichen Informationen.
K-Orders: erfassen, speichern, bestätigen
Die Auftragserfassung beginnt mit Kunde, Zieladresse, Lieferdatum und Zahlungsbedingungen. Zu den Artikeln stehen Listenpreis, Bestand und erlaubte Rabatte sowie Sortimentshistorie und vertriebliche Zusatzinformationen bereit. Entwürfe erlauben eine Unterbrechung; der Versand wird abgeschlossen, sobald die Anforderungen erfüllt sind.
Ausnahmen kontrolliert bearbeiten
Die Regeln der Installation können Mindestbestellung, Betrag und Artikelanzahl kombinieren. Rabatte außerhalb der Standardbedingungen folgen den Freigabestufen der Vertriebsverantwortlichen; Zahlungsänderungen prüft das Kreditmanagement. Benachrichtigungen erreichen den Verantwortlichen, sobald eine Entscheidung erforderlich ist. Genehmigte und abgelehnte Anfragen bleiben in Historie und Freigabeberichten einsehbar.
Transparenz für Vertrieb und Geschäftsleitung schaffen
Die Übersicht unterscheidet Entwürfe sowie Aufträge in Bearbeitung, übermittelte, nicht genehmigte und versandte Aufträge. Ausstehende Freigaben und beteiligte Funktionen werden erkennbar; Details und ein Kunden-PDF sind abrufbar. Vertriebsmitarbeiter und Gebietsleiter sehen zudem Quartalsziele im Vergleich zu Rechnungen und offenen Aufträgen, wichtigste Kunden und Artikel sowie Excel-Exporte.
Von periodischen Übertragungen zu laufenden Entscheidungen
Zuvor konzentrierten zwei tägliche Übertragungen Aufträge und Ausnahmen bei zentralen Teams. Im beschriebenen Fall leiten integrierte Benachrichtigungen und Kontrollen Freigabeanfragen bei Bedarf an die Verantwortlichen weiter. Der Nutzen reicht über die Erfassung hinaus: Die Verbindung von Aufnahme, Prüfung und Bearbeitung macht den Prozess besser steuerbar.
Vernetzen wir auch Ihren Vertrieb.
Wir beginnen mit Auftragsabläufen, Geschäftsregeln und bestehenden Systemen, um einen integrierten Ansatz zu prüfen.
