Une plateforme externe transmettait les commandes deux fois par jour. Les équipes centrales faisaient face à des charges concentrées, tandis que les remises supplémentaires et les conditions de paiement demandaient des évaluations spécifiques. L’objectif était de relier le terrain aux contrôles et décisions de l’entreprise.
Un environnement unique, de la visite à la commande
KBusiness relie commerciaux, responsables de zone, responsables des ventes et contrôleurs crédit. L’application web intègre données et règles de gestion avec SAP Business One et rend le processus accessible en mobilité selon le rôle de l’utilisateur.
De la visite à la commande : un processus partagé
Préparation
Données client, ventes de l’année et des deux années précédentes, filtres par article et famille, catalogues et tarifs avec visibilité selon les droits.
Proposition et commande
K-Orders recueille client, destination, livraison, articles et paiement. Le commercial consulte prix, stocks, historique d’assortiment et remises autorisées, enregistre des brouillons et confirme la commande selon les exigences.
Contrôles et approbations
Minimum de commande, montants et combinaisons d’articles peuvent entrer dans les règles commerciales. Les remises supplémentaires et modifications de paiement déclenchent des notifications aux responsables habilités, avec un historique des décisions.
Gestion et pilotage
Statuts partagés du brouillon à l’expédition, attentes d’approbation identifiables et PDF de commande. Objectifs trimestriels, factures, commandes ouvertes et exports Excel permettent d’analyser les performances par client, article, commercial et territoire.
Au cœur du processus commercial
Préparer la visite avec des informations comparables
Les ventes sont consultables pour l’année en cours et les deux précédentes, sous forme de tableaux et de graphiques. Les filtres par article et famille permettent de comparer une même période et d’approfondir l’assortiment du client. Catalogues et tarifs sont accessibles selon les droits de chaque utilisateur.
K-Orders : saisir, enregistrer, confirmer
La saisie commence par le client, la destination, la date de livraison et les conditions de paiement. Pour les articles, le commercial consulte tarifs, stocks et remises autorisées, ainsi que l’historique d’assortiment et les informations qui lui sont réservées. Les brouillons permettent d’interrompre la saisie et de finaliser l’envoi lorsque les exigences sont remplies.
Gérer les exceptions tout en gardant le contrôle
Les règles de l’installation peuvent combiner minimum de commande, montant et nombre d’articles. Les remises hors conditions standard suivent les niveaux d’autorisation des responsables commerciaux ; les changements de paiement sont évalués par le contrôleur crédit. Les notifications sollicitent le responsable lorsqu’une décision est nécessaire. Les demandes acceptées ou refusées restent consultables dans l’historique et les rapports d’approbation.
Donner de la visibilité au réseau et à la direction
La synthèse distingue brouillons, commandes en traitement, transmises, non approuvées et expédiées. Elle identifie les approbations en attente et les fonctions concernées, permet d’accéder au détail et d’obtenir un PDF à partager avec le client. Commerciaux et responsables de zone consultent aussi les objectifs trimestriels face aux factures et commandes ouvertes, les principaux clients et articles, et des détails exportables vers Excel.
Des transferts périodiques aux décisions au fil du processus
Auparavant, deux transferts quotidiens concentraient commandes et exceptions sur les équipes centrales. Dans le cas présenté, notifications et contrôles intégrés adressent les demandes d’autorisation aux responsables au moment du besoin. Le bénéfice dépasse la saisie : la continuité entre collecte, vérification et gestion rend le processus plus maîtrisable.
Connectons aussi votre force de vente.
Partons des flux de commandes, des règles commerciales et des systèmes existants pour évaluer une démarche intégrée.
