Una plataforma externa transmitía pedidos dos veces al día. Los equipos centrales afrontaban cargas concentradas, mientras que descuentos adicionales y condiciones de pago requerían evaluaciones específicas. El objetivo era conectar el trabajo de campo con los controles y decisiones de la empresa.
Un único entorno, de la visita al pedido
KBusiness conecta agentes, responsables de zona, responsables de ventas y controladores de crédito. La aplicación web integra datos y reglas empresariales con SAP Business One y permite acceder en movilidad según el rol del usuario.
De la visita al pedido: un proceso compartido
Preparación
Datos del cliente, ventas del año y de los dos anteriores, filtros por artículos y familias, catálogos y tarifas con visibilidad según permisos.
Propuesta y pedido
K-Orders recoge cliente, destino, entrega, artículos y pago. El agente consulta precios, existencias, historial de surtido y descuentos permitidos, guarda borradores y confirma el pedido según los requisitos.
Control y aprobación
Pedido mínimo, importes y combinaciones de artículos pueden formar parte de las reglas comerciales. Descuentos adicionales y cambios de pago activan notificaciones a los responsables autorizados, con historial de decisiones.
Gestión y control
Estados compartidos del borrador al envío, esperas de aprobación identificables y PDF del pedido. Objetivos trimestrales, facturas, pedidos abiertos y exportaciones Excel ayudan a analizar resultados por cliente, artículo, agente y territorio.
Dentro del proceso comercial
Preparar la visita con información comparable
Las consultas de ventas abarcan el año actual y los dos anteriores, con tablas y gráficos. Los filtros por artículo y familia permiten comparar el mismo periodo y profundizar en el surtido del cliente. Catálogos y tarifas están disponibles según los permisos, de modo que la propuesta parte de la información accesible a cada usuario.
K-Orders: registrar, guardar, confirmar
El pedido comienza con cliente, destino, fecha de entrega y condiciones de pago. Para los artículos, el agente consulta precio de tarifa, existencias y descuentos permitidos, junto con el historial de surtido y la información reservada. Los borradores permiten interrumpir la introducción y completar el envío cuando se cumplen los requisitos.
Gestionar excepciones sin perder el control
Las reglas de la instalación pueden combinar pedido mínimo, importe y número de artículos. Los descuentos fuera de las condiciones estándar siguen los niveles de autorización de ventas; los cambios de pago los evalúa el responsable de crédito. Las notificaciones involucran al responsable cuando hace falta decidir. Las solicitudes aceptadas o rechazadas permanecen disponibles en el historial y los informes de aprobación.
Dar visibilidad a ventas y dirección
El resumen distingue borradores, pedidos en proceso, transmitidos, no aprobados y enviados. Permite identificar aprobaciones pendientes y áreas involucradas, acceder al detalle y obtener un PDF para el cliente. Agentes y responsables de zona consultan objetivos trimestrales frente a facturas y pedidos abiertos, resúmenes de clientes y artículos principales y detalles exportables a Excel.
Del envío periódico a las decisiones a lo largo del proceso
Antes, dos envíos diarios concentraban pedidos y excepciones en los equipos centrales. En el caso presentado, notificaciones y controles integrados trasladan las solicitudes de autorización a los responsables cuando surge la necesidad. El beneficio va más allá del registro: la continuidad entre recogida, verificación y gestión facilita el control del proceso.
Conectemos también tu red comercial.
Partimos de los flujos de pedidos, las reglas comerciales y los sistemas existentes para evaluar un enfoque integrado.
